Maximizar a colaboração e a produtividade é o objetivo de qualquer empresa. Mas criar, implementar e manter um ambiente que permita isso é um desafio para a maioria delas. A resposta para esse desafio pode estar bem perto, no Microsoft 365.

O Microsoft 365 é uma suíte de aplicações que permite que os funcionários de uma empresa sejam mais produtivos, se conectem e colaborem entre si. No entanto, as aplicações são tão úteis quanto o uso que sua equipe faz delas. 

Como gestor, você quer garantir que as ferramentas nas quais você investe tragam realmente os retornos esperados. É por isso que, no artigo de hoje, vamos te mostrar tudo que você e seus funcionários podem extrair do Microsoft 365 para que a produtividade e colaboração dentro do time seja a melhor possível.  

Ficou interessado? Continue lendo!

Microsoft 365: um hub central para todas suas aplicações

Muitas organizações enfrentam o desafio de encontrar e centralizar dados e as comunicações que produzem. Conforme elas crescem, é comum que adquiram novas soluções de TI para suportar o crescimento do trabalho. 

Antigamente, isso significava investir em hardwares e softwares no local que, muitas vezes, não se comunicavam entre si e viviam isolados. Pense no problema comum de servidores de arquivos cheios de pastas sem fim, onde cada departamento tem suas próprias convenções de arquivamento, nomenclatura e soluções de compartilhamento separadas. 

Não é difícil de imaginar o caos que isso gerava, e pode ser até que sua empresa ainda viva isso em parte. 

A mudança começou a acontecer com o Microsoft 365, a plataforma que mandou para a nuvem todos os aplicativos Microsoft mais tradicionais e conhecidos. Mas não só isso: o Microsoft 365 também trouxe uma nova gama de aplicações criadas para um ambiente empresarial moderno e, em grande parte, remoto.

Por ser uma plataforma baseada em nuvem, o Microsoft 365 permite que você armazene todos os seus dados em um só lugar, e ainda faça muito mais.

As páginas iniciais da intranet no SharePoint podem fornecer aos funcionários um lugar para “fazer login no trabalho”. Lá, eles podem receber anúncios organizacionais, interagir com colegas, acessar formulários e usar ferramentas de pesquisa, tudo dentro do locatário da nuvem do Microsoft 365 da empresa.

Bibliotecas de documentos, listas orientadas por metadados e áreas de trabalho de projeto no OneDrive fornecem aos departamentos e à equipe acesso fácil ao seu conteúdo e intercomunicação, tanto no local quanto remotamente. Os fluxos de trabalho de permissão, controle de versão e aprovação também podem ser facilmente implementados para garantir que a propriedade intelectual esteja atualizada e segura. 

No Microsoft Teams, o analista de uma equipe pode olhar o canal do seu departamento para verificar todas as tarefas que estão em andamento e que foram concluídas. Arquivos do OneDrive podem ser acessados e carregados no canal dentro do Teams, onde o analista pode enviar diretamente para um colega da equipe, marcando ele em uma conversa. 

Uma reunião em videochamada pode ser agendada pelo Outlook e o convite será automaticamente enviado para a agenda de todos, que receberão um link de participação no Teams. Na plataforma, os participantes de uma mesma equipe poderão compartilhar suas telas, arquivos e colaborar em documentos simultaneamente. 

Isso para citar apenas algumas das muitas possibilidades que o Microsoft 365 oferece. Ao implementar o Microsoft 365, você e seus funcionários podem se sentir confiantes de possuir um pacote com as melhores ferramentas de colaboração e produtividade do mercado. Quer saber como? 

Veja mais >> Por que manter softwares e sistemas operacionais atualizados?

Produtividade e colaboração: o que o Microsoft 365 oferece?

Então, como o Microsoft 365 melhora a colaboração dos seus funcionários? As três dicas a seguir ajudarão você a entender como a plataforma pode transformar sua organização em um ambiente produtivo e colaborativo.

1. Aumentando a colaboração com os Grupos do Microsoft 365

Uma das ferramentas mais poderosas, mas muitas vezes esquecida, do Microsoft 365 são os Grupos, uma abordagem que permite conectar pessoas e ferramentas de uma mesma área ou aqueles envolvidos em um mesmo projeto de forma simples. 

Os Grupos do Microsoft 365 fornecem uma maneira automatizada e menos onerosa de colaboração para a empresa. Colegas de trabalho e parceiros externos podem se reunir rapidamente com pontos de encontro virtuais compartilhados para conversas, agendamento, armazenamento de arquivos e anotações.

A ideia geral por trás dos Grupos do Microsoft 365 é semelhante aos grupos de distribuição do Outlook, que você provavelmente já usou antes. Enquanto um grupo de distribuição do Outlook garante que várias pessoas recebam qualquer e-mail enviado para uma caixa de entrada geral, um Grupo do Microsoft 365 estende o conceito muito além do e-mail.

Ao criar um Grupo — seja dentro do Outlook, Yammer ou Teams — e identificar quem deve fazer parte dele, você inicia uma série de ações que geram conexões compartilhadas entre vários aplicativos.

Portanto, o Grupos não é um aplicativo e você não o encontrará na grade de ferramentas de software do Microsoft 365. Em vez disso, ele forma uma base integral para coordenar as atividades entre um grupo de pessoas entre todas as aplicações do pacote.

Na verdade, existem três tipos principais de grupos. Dependendo de qual aplicativo você usa para criar seu grupo, você obtém uma combinação ligeiramente diferente de cada ferramenta. 

Ao iniciar um Grupo no Outlook, por exemplo, o Microsoft 365 provisiona automaticamente vários aplicativos:

  • Caixa de entrada do Outlook: grave conversas entre membros do Grupo
  • Calendário do Outlook: publique reuniões, eventos e compromissos para membros do Grupo;
  • Biblioteca do SharePoint: salve / edite pastas e arquivos;
  • Bloco de anotações do OneNote: colete todas as notas em um repositório central para o grupo;
  • Planejador: organize ou aloque tarefas e forneça acesso ao status do projeto.

Se você iniciar seu Grupo no Teams, o Microsoft 365 provisionará todos os itens acima, além de um bate-papo em equipe para conversas em tempo real e um wiki de equipes para coletar notas e conhecimento.

Sua equipe também pode ganhar mais conexão, incluindo um espaço de trabalho na Power Platform, se tiver licenças premium para todos os membros, ou um portal de fluxo para carregar e compartilhar vídeos. 

Os Grupos do Microsot 365 também permitem que você integre uma ampla gama de outros serviços em nuvem, como ferramentas de gerenciamento de projeto (Asana, Jira, Trello, etc.), Google Analytics, plataformas de gerenciamento social (Hootsuite, Twitter, páginas do Facebook) e muito mais. 

Nos bastidores, os Grupos consolidam a lista de membros do seu grupo no Active Directory e a vincula aos aplicativos e ferramentas que sua equipe usa em seu trabalho.

2. Integrando todo o time por meio do SharePoint

Agora vamos passar para os recursos de colaboração do SharePoint. No geral, o SharePoint pode ser descrito como uma compilação de ferramentas para automatizar a colaboração dos funcionários e fluxos de trabalho relacionados.

Para automatizar processos, os usuários no SharePoint podem usar fluxos de trabalho integrados e personalizados. Todo o conteúdo e fluxos de trabalho automatizados são hospedados em páginas do SharePoint.

As páginas do SharePoint permitem que as equipes:

  • Armazenem e colaborem em vários tipos de conteúdos;
  • Gerenciem fluxos de trabalho da equipe;
  • Organizem atividades de brainstorming e construção de equipes
  • Acessem recursos da equipe e da organização geral.

As páginas de projeto ainda oferecem recursos extras de gerenciamento de projeto. Eles são adequados para colaboração e gerenciamento, e permitem que os membros da equipe se mantenham informados sobre cada estágio do projeto, de qualquer lugar, a qualquer momento.

Os sites e portais da comunidade do SharePoint oferecem suporte a grupos profissionais e sociais. Eles unem pessoas do mesmo domínio de negócios ou aqueles que compartilham hobbies e paixões semelhantes.

Os blogs e wikis do SharePoint são ideais para colaboração. Eles servem como agregadores de conhecimento corporativo e, o que é melhor, deixam tudo documentado. Isso permite, por exemplo, que o conteúdo de blogs e wikis seja usado na orientação de novatos e no treinamento de pessoal.

Os sites de comunicação do SharePoint oferecem suporte a qualquer cenário de colaboração que implique interação com um grande público, seja espalhando notícias e relatórios, organizando eventos corporativos ou coletando feedback em uma comunidade.

Existem mais tipos de sites do SharePoint disponíveis em implantações locais e na nuvem. Devido a essa diversidade, o SharePoint é conhecido como uma plataforma multifuncional que pode ser uma intranet corporativa, uma ferramenta de gerenciamento de aprendizagem e um sistema de gerenciamento de documentos — tudo ao mesmo tempo.

3. Estimulando o trabalho em equipe com o Microsoft Teams

O Microsoft Teams oferece aos funcionários de sua empresa tudo o que eles precisam para se comunicar com mais eficiência em qualquer ambiente. Isso significa que todo tipo de trabalhador, desde os executivos em seu C-Suite até sua equipe de linha de frente, tem a oportunidade de contribuir com a empresa. 

Ele também garante que você tenha um único ambiente com o qual se preocupar quando se trata de proteger suas conversas, já que toda a comunicação da empresa passa a estar reunida em um mesmo local.

Conheça abaixo um pouco mais das funcionalidades do Teams:

  • Canais de conversa: além do chat tradicional, o Teams oferece a criação de canais de conversa por tópico. Isso evita que você tenha que rolar sobre conversas intermináveis para encontrar o que foi definido sobre determinado assunto;
  • E-mail reduzido: o e-mail revolucionou a forma como nos comunicamos no trabalho e ainda é muito útil. No entanto, as caixas de entradas lotadas diminuem a eficácia da ferramenta. Com o Teams, pergunta rápidas podem ser respondidas pelo bate-papo e você ainda pode enviar um e-mail para o canal da sua área com toda o histórico de e-mails daquele assunto anexado;
  • Acesso direto a outras ferramentas: o Teams fornece acesso aos demais aplicativos do Microsoft 365 em um único local. É possível acessar arquivos e documentos do OneDrive e do SharePoint direto do Teams, além de agendar reuniões pelo Outlook que já aparecerão no canal da equipe;
  • Colaboração em tempo real: as alterações em tempo real serão uma surpresa agradável para aqueles que ficavam irritados com a lentidão das atualizações em arquivo. Você pode concluir o trabalho em tempo real com seus colegas enquanto conversam e trabalhar em arquivos por meio do Teams, em vez de se revezar para enviar atualizações por e-mail;
  • Acesso em dispositivos móveis: o Teams não é acessado apenas pelo seu navegador web, mas também de qualquer dispositivo móvel, seja Windown, iOS ou Android. Isso garante mobilidade para as tarefas e uma experiência completa, não importa qual o tamanho da tela; 
  • Colaboração com segurança: personalize seus canais para serem privados ou públicos para outros usuários em sua empresa. O Teams conta com controles de segurança avançados desenvolvidos pela Microsoft que incluem prevenção contra perda de dados, gerenciamento de riscos, políticas de retenção, eDiscovery e muito mais.

Conclusão

O Microsoft 365 oferece uma suíte de aplicações que trabalham de forma integrada. Ao utilizar suas ferramentas, você pode ficar tranquilo sabendo que as soluções de TI da sua empresa estão centralizadas, facilitando o gerenciamento pela equipe de TI.

Ao mesmo tempo, poderá contar com o selo de segurança da Microsoft protegendo as conversas entre membros da empresa e os arquivos armazenados.  Por último, o Microsoft 365 dá a gestores em todas as áreas uma forma eficaz de medir a produtividade dos seus times e acompanhar o andamento dos trabalhos.

Gostou de conhecer mais do Microsoft 365? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato com a BHS que a gente te ajuda!