O trabalho remoto não é mais uma opção. E não estamos falando isso apenas por causa da pandemia da Covid-19 — o home office já era uma tendência que vinha crescendo em empresas de todo mundo.
Segundo um estudo do Global Workplace Analytics, o trabalho remoto cresceu 173% desde 2005. A mesma organização afirmou que 80% da força de trabalho quer trabalhar de casa, pelo menos parte do tempo.
E esses números prometem aumentar consideravelmente após a quarentena imposta para o combate ao coronavírus.
Com o isolamento social, medida mais eficaz para frear o avanço do vírus, muitas empresas estão enviando seus trabalhadores para casa e descobrindo que o home office é sim uma saída eficiente e econômica para os novos formatos de trabalho.
Contudo, essa saída não vem sem seus desafios. Especialmente agora, que muitas organizações foram forçadas a implementar uma política de home office sem ter muito tempo para pensar sobre o assunto, entender quais são esses obstáculos e como superá-los é fundamental.
Ao contrário do que muitos pensam, o trabalho remoto pode sim ser produtivo e trazer diversos benefícios. Mas como gerenciar projetos e garantir que as equipes estão engajadas, quando se está longe delas?
Como o trabalho remoto aumenta a produtividade
Existem inúmeras pesquisas sobre o assunto e um consenso: o trabalho remoto aumenta a produtividade e é benéfico, tanto para o empregado quanto para o empregador.
Não entanto, há ainda gestores que permanecem céticos quando o assunto é enviar seus funcionários para o home office.
Para desmistificar a ideia de que não é possível ser produtivo trabalhando de casa, separamos abaixo alguns fatos sobre as vantagens que esse novo modelo oferece para empresas e funcionários.
Os benefícios do trabalho remoto para empresas
Ok, você já cansou de ouvir que o trabalho remoto torna seu funcionário mais produtivo. Mas vamos a alguns dados.
A Airtasker, uma plataforma australiana de terceirização de tarefas, conduziu um estudo detalhado sobre o trabalho remoto.
A empresa descobriu que o total de tempo que uma pessoa é improdutiva durante as horas de trabalho no home office é menor (27 minutos) em comparação com quando ela trabalha de um escritório (37 minutos).
E não pára por aí. Um estudo realizado pelo economista da Universidade de Stamford, nos EUA, Nicholas Bloom, também mostrou os benefícios do home office para a produtividade.
Bloom descobriu que os funcionários que trabalham em casa trabalham de verdade em um turno completo (ou mais) versus funcionários em um escritório, que chegam atrasados ou saem mais cedo várias vezes por semana.
O estudo também mostrou que as pessoas trabalhando em trabalho remoto acham menos perturbador e mais fácil se concentrar quando estão em casa.
Você pode ver a análise completa do estudo de Bloom no TEDx, abaixo:
https://www.youtube.com/watch?v=oiUyyZPIHyY&feature=emb_title
Mas, além dos benefícios de produtividade, também existem as vantagens econômicas.
Manter um escritório funcionando não é barato. Entre custos de aluguel, material de escritório, infraestrutura de internet e mobiliário, o Global Workplace descobriu que uma empresa pode economizar uma média de 11 mil dólares por ano.
Essa conta também incluiu os ganhos com produtividade, redução do turnover (uma vez que os empregados estão mais satisfeitos) e redução do absenteísmo.
Mas os benefícios para a empresa não têm a ver só com quanto
Os benefícios do trabalho remoto para funcionários
Os millenials, aqueles nascidos nas décadas de 1980 e 1990, já fazem parte de 50% da força de trabalho atual. Até 2025, a Delloite prevê que essa porcentagem chegará a 75%.
E, adivinhe só, eles valorizam a flexibilidade mais do que qualquer outro aspecto de trabalho. O Global Workplace também descobriu 47% dos millenials mudaria de trabalho pela oportunidade de trabalhar remoto full time.
Por quê? Primeiro, o home office reduz os deslocamentos. O estudo da Airtasker, feito com mais de 1.000 funcionários em todo território norte-americano, descobriu que 1 em cada 4 pessoas pediram demissão de um trabalho por ser longe de casa.
O brasileiro gasta em média 30 minutos para chegar ao trabalho. Não é de espantar, portanto, que ele valorize ter esse tempo para si, ao trabalhar de dentro da sua própria residência.
O ganho de tempo vem junto com economia de custos, uma vez que eles podem economizar em gasolina, almoços e lanches fora e ser mais produtivos.
Como gerenciar projetos e equipes remotas?
Agora você já está convencido dos benefícios do trabalho remoto. Mas, para que realmente sua empresa possa colher essas vantagens, é preciso sim que você tenha alguma forma de manter as coisas sobre o controle.
Por sorte das organizações de hoje, a tecnologia atual oferece diversas ferramentas que não só permitem um trabalho remoto eficaz como também facilitam a gestão dos projetos.
Mas, além das ferramentas, o que mais pode ser feito? Abaixo, listamos os principais métodos para garantir o engajamento da equipe e os altos níveis de produtividade que mencionamos acima!
- Dê aos funcionários um sentimento de pertencimento
Não é segredo que quanto mais um funcionário gosta da sua empresa e do seu trabalho, mais ele se dedica às suas tarefas.
Um estudo publicado pelo The Wall Street Journal mostrou que os funcionários tendem a se engajar mais quando a empresa e seus chefes criam um sentimento de pertencimento neles.
Isso inclui oferecer treinamento e capacitação, encorajar o envolvimento e dar um propósito a eles dentro da empresa. Seu funcionário precisa saber o papel que exerce e como esse papel tem influência nos resultados da organização.
- Defina objetivos para trabalhadores remotos
Uma das grandes mudanças (e porque não vantagens) que o trabalho remoto traz é o controle do trabalho.
Em vez de medir o empenho do funcionário checando se ele está em sua mesa e se está efetivamente trabalhando (e não navegando pela internet), os resultados são mensurados por entregas — o que, afinal, é muito mais importante.
Para isso, defina objetivos que suas equipes devem cumprir. No trabalho remoto, onde a comunicação é mais desafiadora, é seu papel deixar claro para os funcionários quais são suas responsabilidades.
- Melhore sua estratégia de comunicação interna
A comunicação é a base para qualquer trabalho. E, embora ela seja sim mais desafiadora no trabalho remoto, ter uma comunicação com sua equipe em home office não é impossível.
Ferramentas como o Microsoft Teams, construído especialmente para equipes que trabalham distantes umas das outras, oferecem todo tipo de recurso para garantir que a comunicação seja clara.
O Microsoft Teams oferece muitos benefícios para ambientes de trabalho remoto, incluindo a capacidade de manter a comunicação e a colaboração tão eficazes quanto os métodos tradicionais, além de atender às suas necessidades de segurança e conformidade.
Reuniões online, chat instantâneo e a possibilidade de marcar pessoas em uma conversa são algumas delas. O teams também permite a criação de grupos para colaborar em um tópico especial, com dados centralizados em um só lugar.
- Use métodos de gamificação de tarefas
A gamificação significa que você transforma uma tarefa em um jogo para se motivar a terminá-la. Em outras palavras, você aplica os elementos divertidos e viciantes desenvolvidos pelos designers de jogos às atividades do mundo real.
Por que e como isso funciona? À medida que você ganha pontos, alcança novos níveis com novos desafios, vê seu nome em um placar e explora novas missões, seu cérebro fica excitado e libera dopamina no caminho mesolímbico (o caminho da recompensa), que cria maior motivação e nos leva a buscar uma recompensa.
Já existem diversos aplicativos voltados para o meio empresarial que oferecem a gamificação. Você pode optar por um ou montar seu próprio esquema interno para incentivar e engajar o time.
- Torne a colaboração mais fácil
A colaboração entre os membros de uma equipe e entre equipes é essencial para a produtividade. Felizmente, existem hoje diversas ferramentas que eliminam os obstáculos antes existentes na colaboração.
A computação em nuvem, por exemplo, permitiu que seus sistemas de computador fossem parar na internet, reduzindo seus custos com infraestrutura de TI e permitindo que os funcionários acessam softwares e documentos de qualquer dispositivo, em qualquer lugar.
O Microsoft 365 evoluiu esse conceito, oferecendo todas as ferramentas do Office com as quais sua equipe já estava acostumada de uma forma inteiramente nova e colaborativa.
- Faça reuniões online regularmente
A organização periódica de reuniões virtuais com toda a empresa ou one-on-one é crucial para ajudar todos a permanecer na mesma página e entender os principais valores da empresa.
Isto é especialmente verdade para funcionários remotos que não têm a oportunidade de se comunicar pessoalmente com seus colegas de trabalho diariamente.
Você vai querer dar tempo e autonomia para que seus funcionários trabalhem, mas também manter um contato próximo para acompanhar o trabalho. E as reuniões virtuais são a forma de fazer isso.
- Faça check-in e seja proativo
Como as equipes remotas podem se sentir desconectadas, os gestores que as lideram precisam estar disponíveis. O check-in frequente com funcionários remotos é uma ótima maneira de ajudá-los a superar os desafios que acompanham no home office.
Esperar um funcionário falar pode ser tarde demais. De fato, muitos deles nunca decidirão levantar um problema eles mesmos. Faça frequentemente uma pergunta simples como: “como posso ajudá-lo a ser mais produtivo e a se sentir mais conectado”.
- Se preocupe com o psicológico do time
Como falamos, o trabalho remoto traz consigo diversos desafios. A maioria deles é mais óbvia e, portanto, fácil de lidar. Por exemplo, as ferramentas de colaboração como o Microsoft 365, permitem que a equipe coopere melhor entre si, enquanto o Teams possibilita a realização de reuniões virtuais.
No entanto, alguns desafios estão menos claros e são mais difíceis de serem tratados pelos gestores — eles estão ligados com o psicológico da equipe.
Trabalhar de casa traz diversos benefícios ao funcionário, como mostramos acima. No geral, eles experimentam uma qualidade de vida maior. Mas — e especialmente durante a quarentena do coronavírus — o home office também pode trazer algumas dificuldades.
A interação humana regular é dada como garantida quando temos um escritório cheio de pessoas para estar por perto todos os dias. Mas e quando isso não acontece?
Uma boa dica é realizar reuniões virtuais com o vídeo ligado, para aumentar a humanização do contato. Mas também é preciso se preocupar com como cada membro da equipe está lidando com a situação.
Como gestor, esteja ciente disso. Faça o possível para envolvê-los socialmente com o restante da equipe sempre que possível. No fim da quarentena, incentive-os a sair de casa, indo a uma cafeteria ou a um co-working para trabalhar, ou sair para ir a eventos ou encontros em sua área.
- Eduque seus gestores
De repente, ter que lidar com uma força de trabalho remota pode ser uma tarefa enorme para seus gestores. Eles podem não saber o que esperar dos trabalhadores remotos ou como mantê-los envolvidos. Isso pode sobrecarregar seus funcionários e sua organização.
Os gerentes devem ser treinados no gerenciamento remoto da força de trabalho. Eles devem ser apoiados com as ferramentas certas para facilitar a comunicação fácil e ajudá-los a acompanhar o progresso dos membros da equipe.
Incentive seus gestores a estarem disponíveis para seus funcionários e a ouvir atentamente as preocupações deles.
Conclusão: o trabalho remoto é agora!
Com a Covid-19 se espalhando em um ritmo acelerado, as empresas não têm escolha a não ser recorrer para o trabalho remoto para proteger seus funcionários contra o vírus.
Em circunstâncias normais, levaria cerca de 6 a 12 semanas para uma transição suave do trabalho no local para o trabalho remoto — tempo este que não temos disponível agora.
À medida que a pandemia está se espalhando em um ritmo sem precedentes, as empresas precisam se adaptar rapidamente. As dicas acima servem para ajudar nessa jornada e torná-la o mais tranquila quanto possível.
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