As empresas estão empenhadas em buscar soluções práticas para aumentar a produtividade, melhorar processos e reduzir custos. Nesse contexto, é essencial investir em GED, ou seja, numa gestão eletrônica de documentos.

GED e a produtividade

Os chamados sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) são tecnologias desenvolvidas para que as empresas e instituições gerem, arquive, organizem, pesquisem e compartilhem interna e externamente documentos digitais (ou que foram digitalizados).

Um sistema GED é uma plataforma que armazena documentos em uma rede da empresa ou em nuvem. O usuário, por meio de login e senha, acessa a plataforma e terá à disposição todas as informações necessárias em poucos cliques. Essa facilidade é apenas um dos diversos benefícios que o GED pode proporcionar às empresas que buscam aumentar a produtividade e melhorar processos de trabalho.

A empresa que investe na implantação de um software de gestão de documentos ganha um grande aliado estratégico para o seu negócio. Uma eficiente gestão de documentos é garantia de vantagem competitiva frente aos concorrentes. Além de atender melhor os seus clientes, a empresa fica cada vez mais próxima da conquista de importantes certificações, como a ISO 9001:2000, ganhando ainda mais destaque no mercado.

5 tarefas facilitadas pela gestão dos documentos

• Armazenamento: chega de arquivo morto e de armários abarrotados de pastas cheias de documentos. Substituir o papel pelo documento digital, resultará na redução de custos com a compra de suprimentos diversos e na melhoria no ambiente físico. Mas o maior ganho é com produtividade – buscar documentos e pesquisar informações específicas na versão digital é sinônimo de tempo economizado.
• Pesquisa rápida: em vez de folhear centenas de páginas de um documento, o usuário terá mais facilidade para pesquisar e encontrar a informação necessária em poucos segundos.
• Controle de acessos: o GED oferece ao administrador uma visão geral do que está acontecendo na plataforma. Ou seja, quem são os usuários e qual o histórico de acesso e edições. Se algum documento foi modificado, por exemplo, é possível identificar quem foi o responsável pela última alteração no arquivo.
• Backups: Um documento importante foi deletado? Não se preocupe! As plataformas de GED oferece a opção de restauração de backups.
• Validade dos documentos: as empresas costumam guardar documentos importantes por muitos anos. Alguns documentos possuem data de validade, e enquanto esse prazo não vence, ficam acumulados nas gavetas e estantes. Além de liberar espaço físico, a gestão eletrônica de documentos oferece uma opção para agendar a data de exclusão automática de arquivos, liberando também espaço do servidor.

Conclusão

A BHS oferece desenvolvimento e consultoria técnica especializada para construção de soluções de gestão documental corporativa. O GED funciona na plataforma Microsoft SharePoint, em ambiente local ou nuvem.

Além de melhorar processos de gestão de documentos e impactar positivamente na produtividade, a ferramenta oferece mais segurança às informações de sua empresa, já que conta com a opção de controle de acessos a documentações sigilosas. Conheça outros benefícios do GED.

Fale com os nossos especialistas e saiba como implementar o GED na sua empresa.