RHI Magnesita | Retorno seguro ao trabalho: gestão do espaço físico com o Booking

Retorno ao trabalho: gestão do espaço físico e mais de 500 funcionários da RHI Magnesita

BHS Booking

"Por ser um trabalho low-code, o ganho em rapidez e produtividade é expressivo. E o atendimento da BHS foi muito bom. A dedicação dos profissionais e o comprometimento com o projeto foram notáveis."

Marcus Aureliano

Gerente de Infraestrutura de TI da RHI Magnesita

CONHECENDO O CLIENTE

A RHI Magnesita atende clientes em praticamente todos os países, sendo um fornecedor líder em produtos, sistemas e serviços refratários de alta qualidade. A empresa tem um alto nível de diversificação geográfica, com mais de 13 mil funcionários em 35 unidades produtivas e mais de 70 escritórios ao redor do mundo.

Assim como qualquer outra empresa, a RHI Magnesita foi impactada pela pandemia do novo coronavírus. As áreas administrativas, onde estão os escritórios, foram as mais afetadas desde o princípio, já que precisaram migrar para o regime de trabalho remoto.

O PRIMEIRO DESAFIO

A principal preocupação era a saúde das pessoas. Por isso, cerca de 500 funcionários da sede de Contagem (MG) foram imediatamente colocados em home office assim que a pandemia foi decretada, ainda em março de 2020.

Segundo Marcus Aureliano, Gerente de Infraestrutura de TI da RHI Magnesita, a companhia nunca havia feito uma operação tão grande para possibilitar o trabalho remoto de tantas pessoas em um espaço de tempo tão curto. O Office 365, que terminou de ser implantado em toda a empresa durante a pandemia, foi de grande importância nessa adequação, principalmente através do hub de colaboração da Microsoft: o Teams.

A infraestrutura já existente agilizou o processo e a empresa seguiu em frente com o trabalho remoto desde então. Aos poucos, com a flexibilização das medidas de isolamento e o retorno gradual de algumas atividades presenciais, nos deparamos com o segundo grande desafio.

A RETOMADA

Assim como não foi fácil transferir mais de 500 funcionários para o home office, também não seria simples garantir o retorno seguro dessas pessoas para o trabalho presencial.

Além de medidas como a modificação dos sistemas de filtro dos aparelhos de ar condicionado, instalação de tapetes sanitizantes, disponibilização de álcool 70% e uso obrigatório de máscaras, ainda era preciso facilitar o distanciamento entre as pessoas.

A RHI Magnesita contou novamente com o apoio e a expertise da BHS. Após análise das necessidades e particularidades da empresa, chegamos à conclusão de que seria necessário gerenciar melhor os espaços físicos da companhia.

SOLUÇÃO

O BHS Booking foi desenvolvido para facilitar a gestão de espaços compartilhados.

Utilizando a Power Platform e o Office 365, o aplicativo permite verificar a disponibilidade de mesas, salas de reunião e até vagas de garagem e agendar previamente toda a estrutura que cada pessoa vai usar naquele dia de trabalho. Para a RHI Magnesita, a BHS também desenvolveu um sistema de check-in nas mesas, utilizando um QR code, de forma que a equipe de Segurança Patrimonial soubesse exatamente quantas e quais pessoas estão efetivamente utilizando os espaços físicos da companhia.

Além disso, na primeira tela após o login, o usuário responde algumas perguntas sobre o seu estado geral de saúde e, caso exista algum fator de risco de contaminação pelo novo coronavirus, é encaminhado para cancelar as reservas feitas e é recomendado a ficar em casa pelos próximos dias.

O BHS Booking permite acompanhar como os colaboradores estão utilizando os espaços disponíveis para que todo o ambiente possa ser otimizado de maneira segura nesse período de retomada. Além disso, todas as funcionalidades do aplicativo foram personalizadas de acordo com o espaço físico real da RHI Magnesita, incluindo a planta do escritório com os números das mesas.

Como a BHS já havia desenvolvido um aplicativo parecido antes e a RHI Magnesita já fazia uso da infraestrutura do Office 365, o desenvolvimento e a implantação também foram rápidos. O envolvimento do time das duas empresas e a dedicação para que tudo estivesse funcionando na data combinada garantiram que o projeto fosse entregue em apenas duas semanas.

Para Marcus Aureliano, essa é uma parceria que tem muito futuro pela frente. “Foi um primeiro trabalho de desenvolvimento com a BHS em uma plataforma adotada recentemente. Por ser um trabalho low-code, o ganho em rapidez e produtividade é expressivo. E o atendimento da BHS foi muito bom. A dedicação dos profissionais e o comprometimento com o projeto foram notáveis. Temos potencial para desenvolver muita coisa e melhorar o dia a dia das nossas diversas equipes”, declarou.

DAQUI PARA O MUNDO

O próximo desafio é levar o BHS Booking para a unidade Europa. A sede da RHI Magnesita, em Viena, vai receber um projeto piloto do aplicativo. Inicialmente compreendendo apenas um andar do edifício e, depois, todo o prédio.

As relações de trabalho foram profundamente modificadas pela expansão do novo coronavirus. Negócios inteiros foram afetados e precisaram ter suas estratégias revistas. Uma coisa é certa: o trabalho remoto funciona e vai permanecer, fazendo com que espaços físicos precisem de uma gestão inovadora.

Quer saber mais sobre o BHS Booking? Entre em contato com a gente e solicite uma demonstração.

Quero saber mais