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Produtividade

O que é automação de processos e como ela impacta na produtividade de pequenas e médias empresas?

As palavras de ordem em todas as empresas, sejam elas grandes, médias ou pequenas, já são amplamente conhecidas: cortar custos e aumentar a produtividade. Na disputa cada vez mais acirrada por mercado, as empresas enfrentam desafios diários para manter-se competitivas e seguir adiante. O entendimento de seus processos internos faz parte das estratégias das empresas que seguem com esse foco, bem como a busca por identificação e a consequente redução das falhas.   Você sabe o que é automação de processos – BPM? Nesse contexto de mercado, ganha papel cada vez mais essencial a Gestão de Processos de Negócio ou BPM – sigla em inglês para Business Process Management, que alia a tecnologia da informação à gestão de negócios, para que as empresas conquistem os resultados esperados, como níveis excelentes de satisfação dos clientes, aumento da lucratividade, custos otimizados e outros. O BPM utiliza softwares como ferramentas para a automação de processos com foco em melhorias na gestão de negócios. Emprega práticas já consagradas no mercado, tais como a automação, o plano de comunicação, a modelagem e estruturação dos processos, o estabelecimento do grau de maturidade da empresa e o monitoramento por meio de dados de desempenho. Tudo com o objetivo de melhorar processos internos, alcançar a produtividade ideal e maximizar os resultados.   A automação de processos e a produtividade As ferramentas para a automação de processos, conhecidas como sistemas de gestão de processos do negócio, tornam possível monitorar a rotina dos processos com rapidez e a baixo custo, promovendo aumento da produtividade. Esses sistemas permitem identificar falhas, pontos de obstrução de tarefas, processos finalizados e aqueles que estão em andamento. Assim, os gestores conseguem ter uma visão ampla de seus processos e alterá-los, se for o caso, tendo como referência dados reais. A automação propicia também controle sistemático dos processos e o monitoramento e o controle dos resultados de forma imediata e em diferentes níveis – seja de maneira detalhada, seja numa perspectiva mais global. Outra grande vantagem é a prevenção de falhas na comunicação, uma vez que a automação de processos possibilita agregar dados de diversas áreas da empresa, criando um sistema geral de informação. A automação ainda expõe ações e rotinas ineficientes, além de identificar aplicações inadequadas de recursos – pontos fundamentais para as pequenas e as médias empresas. Por fim, a automação de processos ainda leva a uma consolidação das normas de gestão do negócio, ao encurtamento do tempo de execução do trabalho – incluindo o tempo entre as tarefas –, à implementação de fluxos estruturados do trabalho e ao fim dos processos pouco consistentes ou improdutivos.   Mais produtividade e competitividade Com a automação de processos, pequenas e médias empresas conseguem planejar e melhorar de forma constante a gestão do negócio e reduzir seus custos. Como consequência, o negócio torna-se mais produtivo e competitivo. Fale com um dos especialistas BHS e saiba como melhorar processos e ganhar em produtividade em sua empresa.
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Produtividade

GED: 5 tarefas facilitadas pela gestão dos documentos do seu negócio

As empresas estão empenhadas em buscar soluções práticas para aumentar a produtividade, melhorar processos e reduzir custos. Nesse contexto, é essencial investir em GED, ou seja, numa gestão eletrônica de documentos.   GED e a produtividade Os chamados sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) são tecnologias desenvolvidas para que as empresas e instituições gerem, arquive, organizem, pesquisem e compartilhem interna e externamente documentos digitais (ou que foram digitalizados). Um sistema GED é uma plataforma que armazena documentos em uma rede da empresa ou em nuvem. O usuário, por meio de login e senha, acessa a plataforma e terá à disposição todas as informações necessárias em poucos cliques. Essa facilidade é apenas um dos diversos benefícios que o GED pode proporcionar às empresas que buscam aumentar a produtividade e melhorar processos de trabalho. A empresa que investe na implantação de um software de gestão de documentos ganha um grande aliado estratégico para o seu negócio. Uma eficiente gestão de documentos é garantia de vantagem competitiva frente aos concorrentes. Além de atender melhor os seus clientes, a empresa fica cada vez mais próxima da conquista de importantes certificações, como a ISO 9001:2000, ganhando ainda mais destaque no mercado.   5 tarefas facilitadas pela gestão dos documentos Armazenamento: chega de arquivo morto e de armários abarrotados de pastas cheias de documentos. Substituir o papel pelo documento digital, resultará na redução de custos com a compra de suprimentos diversos e na melhoria no ambiente físico. Mas o maior ganho é com produtividade – buscar documentos e pesquisar informações específicas na versão digital é sinônimo de tempo economizado. Pesquisa rápida: em vez de folhear centenas de páginas de um documento, o usuário terá mais facilidade para pesquisar e encontrar a informação necessária em poucos segundos. Controle de acessos: o GED oferece ao administrador uma visão geral do que está acontecendo na plataforma. Ou seja, quem são os usuários e qual o histórico de acesso e edições. Se algum documento foi modificado, por exemplo, é possível identificar quem foi o responsável pela última alteração no arquivo. Backups: Um documento importante foi deletado? Não se preocupe! As plataformas de GED oferece a opção de restauração de backups. Validade dos documentos: as empresas costumam guardar documentos importantes por muitos anos. Alguns documentos possuem data de validade, e enquanto esse prazo não vence, ficam acumulados nas gavetas e estantes. Além de liberar espaço físico, a gestão eletrônica de documentos oferece uma opção para agendar a data de exclusão automática de arquivos, liberando também espaço do servidor.   Conclusão A BHS oferece desenvolvimento e consultoria técnica especializada para construção de soluções de gestão documental corporativa. O GED funciona na plataforma Microsoft SharePoint, em ambiente local ou nuvem. Além de melhorar processos de gestão de documentos e impactar positivamente na produtividade, a ferramenta oferece mais segurança às informações de sua empresa, já que conta com a opção de controle de acessos a documentações sigilosas. Conheça outros benefícios do GED.   Fale com os nossos especialistas e saiba como implementar o GED na sua empresa.
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Negócio

Nintex: pesquisa Forrester comprova economia de custos e benefícios da ferramenta

Os fluxos de trabalho, chamados também de workflows, são processos corporativos que envolvem uma série de pessoas e tarefas integradas para alcançar um resultado, o que influencia diretamente na produtividade da equipe. A automação dos processos na sua empresa pode fazer o trabalho fluir com mais facilidade e rapidez. Para comprovar essa afirmação, a Nintex solicitou uma pesquisa com seus clientes e o resultado você vê agora.   Pesquisa Forrester com clientes Nintex A Nintex encomendou um estudo com a Forrester Research com clientes que usam a ferramenta há muitos anos, no intuito de examinar o retorno do investimento (ROI) e avaliar o impacto financeiro em potencial do uso da plataforma no workflow das organizações. A pesquisa foi realizada com empresas de diversos segmentos de mercado que possuem colegas e clientes que trabalham em escritórios e dispositivos móveis espalhados por muitos países. Assim foi possível concluir que a plataforma Nintex: Reduz em 60% o tempo de desenvolvimento de workflows; Proporciona um ROI de 176%, medido em um período de 3 anos; Todo o investimento na solução Nintex (licenças + serviços + treinamento + homologação) se pagou em 10 meses; A produtividade dos usuários subiu, em média, 8-15%; Melhora na relação TI – áreas de negócio; Possibilidade de automação de grandes quantidades de fluxos, gerando alto impacto na produtividade.   Além disso, a automação dos processos com a plataforma de fluxo de trabalho Nintex proporcionou ganhos de produtividade para os negócios, reduziu a sobrecarga da TI por sua facilidade de uso, melhorou a qualidade dos trabalhos, reduziu erros, melhorou o envolvimento entre colegas e clientes e aumentou a eficiência dos processos. “Precisávamos criar um melhor relacionamento entre nossos usuários e a TI. Depois de implantar a plataforma Nintex, agora trabalhamos como parceiros. Trabalhamos juntos para garantir que todos os processos corram na velocidade certa”, disse um consultor de sistemas que participou da pesquisa.   A Plataforma Nintex As ferramentas da plataforma Nintex possibilitam a automatização de processos dentro da organização integrado ao Microsoft SharePoint. Oferece recursos para a construção de workflows e formulários eletrônicos de maneira fácil e intuitiva, apenas com cliques, arrasta e solta, sem código. Potencializa ainda mais a produtividade dos funcionários através de mobilidade dentro e fora da organização, com formulários compatíveis com todos os dispositivos móveis e app de celular, e este, com funcionamento até em modo off-line. A plataforma facilita a visualização, gestão e estatísticas de uso dos workflows e permite ações simples, que qualquer pessoa da empresa consegue usar sem maiores problemas.   Principais processos automatizados por departamento Recursos humanos: seleção e contratação de funcionários, solicitações de férias e ausências, treinamento de funcionários, pesquisas internas e alteração de status dos funcionários; Administração/Finanças: solicitações de viagem, solicitação de compra, gerenciamento de contratos, relatórios de despesas e processamento de fatura; Tecnologia da informação: processos internos, suporte de help desk; desenvolvimento ou alteração de componente de serviço/solução de TI, seleção e contratação de funcionários e provisionamento de serviços; Vendas e marketing: planejamento de evento, criação de proposta, vendas para cliente, consultas, feedback ou reclamações recebidas de clientes e aprovação de material de marketing; Operações, entregas e compras: solicitações de viagem, aprovação do produto, controle de qualidade, aprovações de contrato de fornecedor e pedidos de materiais e serviços; Atendimento e suporte ao cliente: central de atendimento, reclamações de clientes, documentações de produto e referências de ajuda, pesquisas de satisfação do cliente e feedback do cliente para a gerência de produto.   Conclusão A plataforma trata de um somatório de vantagens que vão desde a produtividade e integração da sua equipe até o armazenamento e compartilhamento seguro de todos os seus arquivos. Torne os procedimentos cotidianos mais práticos – contrate a solução Nintex para a sua empresa. Entre em contato com os nossos especialistas.
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Produtividade

Saiba como melhorar a produtividade da sua empresa com a Gestão Eletrônica de Documentos.

Temos conversado bastante por aqui sobre a importância de as empresas buscarem soluções para melhorar processos visando o aumento da produtividade. O primeiro passo é apostar numa eficaz gestão para a produtividade aliada ao investimento em softwares de confiança. Umas das principais ferramentas para a produtividade são os softwares para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).   O que é GED? Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) são tecnologias desenvolvidas para gerar, arquivar, compartilhar e pesquisar documentos digitais (ou que foram digitalizados). Quando falamos de documentos nos referimos a qualquer documentação de cunho administrativo, financeiro, jurídico, informativo etc. Os documentos fazem parte do patrimônio de uma empresa e, por isso, o GED torna-se tão importante para preservar e assegurar a integridade desses registros e informações e, consequentemente, melhorar processos e aumentar a produtividade de pequenas, médias e grandes empresas. Os softwares de gestão de documentos disponíveis no mercado costumam ter uma interface amigável.  O acesso do usuário se dá por meio da internet ou de outra rede via login e senha. Após o login, o usuário poderá acessar documentos ou incluir novos.   Como o processo GED influencia a produtividade São muitos os benefícios da implantação de um software de gestão de documentos nas empresas. O GED irá impactar positivamente na produtividade de todos. Evitar o acúmulo de papéis, além de uma atitude ecologicamente correta, também contribuirá diretamente para a melhoria dos processos. Imagine o tempo que todos os funcionários gastam diariamente abrindo armários, procurando pastas e arquivos mortos e folheando centenas de papéis atrás de alguma informação? Com um sistema GED implantado, a informação estará a poucos cliques. Menor quantidade de papel é sinônimo de espaço físico melhor reaproveitado, impactando no bem-estar de todos os funcionários. As empresas só têm a ganhar com a rápida localização dos documentos e velocidade em identificar as informações nas ferramentas GED. Afinal, a agilidade nos processos internos é fundamental para o cumprimento de prazos com os clientes da empresa. Um software de gestão de documentos também facilita o trabalho integrado entre equipes, o que vai gerar bons resultados de produtividade. A comunicação entre empresa e cliente também ficará mais dinâmica. A empresa que aposta na automatização da gestão de documentos irá conseguir reduzir custos com fotocópias e poderá reaproveitar os recursos humanos em funções mais estratégicas na equipe. O GED suporta qualquer tipo de documentação: imagens, documentos, planilhas, apresentações, áudios e vídeos.   Interessou sobre o assunto? Entre em contato com nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas sobre o GED e como implementar um software de gestão na sua empresa.
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Produtividade

5 passos para aumentar a produtividade do seu negócio.

A chave para encarar a grande competitividade do mercado talvez possa ser resumida em uma palavra: produtividade. Todas as empresas buscam, de diversos modos, alcançar níveis cada vez melhores de produtividade no trabalho. Mas por quê? É simples: se uma empresa é produtiva, significa que ela gasta menos recursos – esses se mantêm alinhados às suas efetivas necessidades – e perde menos tempo com aquilo que não é necessário. Assim, consegue executar mais tarefas e realizar de maneira mais eficaz as suas entregas. O resultado de tudo isso é um nível cada vez maior de satisfação dos clientes. Veja aqui como uma gestão focada em produtividade pode alavancar a performance das empresas. Chegar a um patamar adequado de produtividade, no entanto, não é uma tarefa fácil. Por isso, elencamos aqui cinco dicas para melhorar processos e tornar a sua empresa mais produtiva e competitiva. 1 – Identifique onde estão as falhas O primeiro passo para aumentar a produtividade da sua empresa é procurar saber onde o trabalho não está sendo eficaz. Descubra quais são e onde estão as falhas que se colocam como empecilhos para um ganho em processos produtivos. Observe onde os recursos estão sendo gastos e mapeie os processos de cada área. Identifique onde é possível cortar gastos. Com isso, será possível traçar estratégias para automatizar processos. 2 – Crie um ambiente de trabalho favorável Promover condições adequadas de trabalho é uma premissa para a produtividade. Por isso, fomente um ambiente confortável e harmonioso, propício para o trabalho. Aposte em equipamentos de qualidade e não abaixe a guarda quanto à organização, à limpeza e à higiene dos espaços. Além disso, procure oferecer mobília adequada ao trabalho – seu funcionário não vai querer ficar horas sentado em uma cadeira desconfortável. Se o seu espaço possibilitar, você ainda pode criar nichos de descontração e descanso, com sofás, TV, livros, revistas, etc. 3 – Motive o seu time Procure estimular os funcionários e oferecer-lhes recompensa pelo trabalho que eles realizam. Dia após dia, são eles que “dão duro” a fim de produzir para a sua empresa. Estimulados, eles tendem a produzir ainda mais. Melhorias para aumentar a motivação também podem ser avaliadas, como permitir que trabalhem em casa (“home office”), quando necessário, e estimular que participem de decisões estratégicas da empresa, por exemplo. Outro ponto importante é investir na formação e na qualificação de sua equipe. Apostar na capacitação dos funcionários significa torná-los cada vez mais produtivos e prepará-los para o crescimento da empresa, além de propiciar a retenção de talentos. 4 – Mantenha a comunicação em dia As informações precisam circular na empresa. Não é aconselhável reter em apenas uma área conhecimentos importantes para a realização de uma tarefa ou projeto que vão envolver ou se refletir em toda a organização. Para um trabalho produtivo, é preciso promover um fluxo informacional interno. Líderes precisam se comunicar com suas equipes e saber o que se passa entre elas. Essa interação ajuda a melhorar processos e a aumentar a produtividade. 5 – Invista em softwares confiáveis Programas de confiança são grandes aliados na busca por produtividade no trabalho e na tarefa de melhorar processos. Existem no mercado alternativas que auxiliam na estruturação e gestão de processos e no gerenciamento de documentos, tanto para grandes quanto para pequenas e médias empresas. O mercado disponibiliza alguns softwares que ajudam as pequenas e as médias empresas a organizar seu fluxo de trabalho de forma mais enxuta, o que evita retrabalho e propicia redução de custos. Assim, as empresas se tornam mais produtivas e fortes para encarar a competitividade do mercado. Conheça as soluções BHS A BHS oferece serviços que podem ajudar a sua empresa a melhorar processos e gerar mais produtividade no trabalho. Bons exemplos são aqueles que atuam na gestão eletrônica de documentos – auxiliando na armazenagem e no compartilhamento de documentos digitais –, além daqueles que atuam na automação de processos diversos nas empresas. Entre em contato com os especialistas BHS e conheça soluções que vão dar impulso à produtividade da sua empresa.
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