Temos conversado bastante por aqui sobre a importância de as empresas buscarem soluções para melhorar processos visando o aumento da produtividade. O primeiro passo é apostar numa eficaz gestão para a produtividade aliada ao investimento em softwares de confiança. Umas das principais ferramentas para a produtividade são os softwares para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

O que é GED?

Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) são tecnologias desenvolvidas para gerar, arquivar, compartilhar e pesquisar documentos digitais (ou que foram digitalizados). Quando falamos de documentos nos referimos a qualquer documentação de cunho administrativo, financeiro, jurídico, informativo etc.

Os documentos fazem parte do patrimônio de uma empresa e, por isso, o GED torna-se tão importante para preservar e assegurar a integridade desses registros e informações e, consequentemente, melhorar processos e aumentar a produtividade de pequenas, médias e grandes empresas.

Os softwares de gestão de documentos disponíveis no mercado costumam ter uma interface amigável.  O acesso do usuário se dá por meio da internet ou de outra rede via login e senha. Após o login, o usuário poderá acessar documentos ou incluir novos.

Como o processo GED influencia a produtividade

São muitos os benefícios da implantação de um software de gestão de documentos nas empresas. O GED irá impactar positivamente na produtividade de todos.

Evitar o acúmulo de papéis, além de uma atitude ecologicamente correta, também contribuirá diretamente para a melhoria dos processos. Imagine o tempo que todos os funcionários gastam diariamente abrindo armários, procurando pastas e arquivos mortos e folheando centenas de papéis atrás de alguma informação? Com um sistema GED implantado, a informação estará a poucos cliques.

Menor quantidade de papel é sinônimo de espaço físico melhor reaproveitado, impactando no bem-estar de todos os funcionários. As empresas só têm a ganhar com a rápida localização dos documentos e velocidade em identificar as informações nas ferramentas GED. Afinal, a agilidade nos processos internos é fundamental para o cumprimento de prazos com os clientes da empresa.

Um software de gestão de documentos também facilita o trabalho integrado entre equipes, o que vai gerar bons resultados de produtividade. A comunicação entre empresa e cliente também ficará mais dinâmica.

A empresa que aposta na automatização da gestão de documentos irá conseguir reduzir custos com fotocópias e poderá reaproveitar os recursos humanos em funções mais estratégicas na equipe.

O GED suporta qualquer tipo de documentação: imagens, documentos, planilhas, apresentações, áudios e vídeos.

Interessou sobre o assunto? Entre em contato com nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas sobre o GED e como implementar um software de gestão na sua empresa.