O trabalho remoto é um dos assuntos mais discutidos pelas empresas atualmente. Diante da epidemia, do coronavírus, muitas organizações foram pegas de surpresa e estão lutando para achar o balanço certo entre confiar cegamente em seus funcionários remotos ou controlar cada movimento deles. 

Enquanto o home office pode trazer sim diversos benefícios à sua empresa, como mostraremos, ele também traz consigo desafios únicos.  

Uma política de trabalho remoto é a chave para colocar seus funcionários em home office na mesma página e criar medidas específicas para verificar o trabalho realizado, encorajar a comunicação e evitar conflitos. 

Uma política de trabalho remoto será o DNA da sua empresa. Se você está na dúvida de por onde começar e como implementar uma política que funcione, continue lendo nosso passa a passo abaixo!  

Antes, vamos dar uma olhada nos benefícios que o home office pode trazer para a organização! 

Por que adotar o trabalho remoto? 

Com o isolamento social implantado, muitas empresas estão tendo que enviar seus colaboradores para trabalhar de casa para garantir a segurança e saúde eles. Contudo, os motivos para adotar o trabalho remoto vão muito além e podem realmente trazer benefícios para a empresa.  

Em uma pesquisa realizada com pessoas que trabalham em home office,  99% disseram que gostariam de trabalhar remotamente pelo menos uma parte do tempo pelo resto de suas carreiras e 95% disseram encorajar outros a adotar o trabalho remoto. 

Esta é uma estatística notável; embora o trabalho remoto às vezes seja retratado como uma tendência, esses resultados parecem inferir que essa maneira de trabalhar chegou para ficar. 

Para te mostrar, explicamos abaixo como o trabalho remoto se traduz em benefícios para sua organização: 

  • Aumenta a produtividade: um dos argumentos mais fortes para incorporar trabalhadores remotos é o aumento de produtividade. Muitas empresas estão descobrindo que suas equipes remotas não apenas realizam mais, mas estão dispostas a ir além em troca do privilégio de trabalhar de onde quiserem. Um estudo constatou que 53% dos funcionários remotos dizem que estão dispostos a trabalhar horas extras, em comparação com apenas 28% dos funcionários no local; 
  • Reduz o turnover: enviar trabalhadores para casa é uma das melhores maneiras de mantê-los por perto nos próximos anos. Hoje, os chamados millenials valorizam muito mais o balanço entre o trabalho e a vida pessoal e, portanto, um número crescente de empresas está usando opções de trabalho remoto como uma vantagem desejável que as ajuda a reter os melhores talentos; 
  • Economiza custos: ter uma força de trabalho remota economiza dinheiro tanto para a empresa quanto para o funcionário. No caso da primeira, a economia vem na forma de menos dinheiro gasto em manter um escritório funcionando. Adicionalmente, elas podem economizar na compra de equipamentos e ferramentas de trabalho; 
  • Acesso aos melhores talentos: a contratação de apenas talentos em sua área geográfica limita muito suas opções, e é por isso que muitos gerentes de RH estão usando videoconferência para encontrar os melhores talentos fora do raio de comutação da empresa. Quando você está aberto a empregar trabalhadores remotos, abre sua empresa para a oportunidade de ter os melhores e mais brilhantes ingressando em sua equipe por muito menos do que gastaria para contratar alguém internamente. 

Passo-a-passo para adotar o trabalho remoto 

Existem um número de questões comuns que você precisará responder aos seus colaboradores sobre como devem trabalhar em home office. Sua política servirá para respondê-las. 

Abaixo, separamos os passos para criar sua política nas principais áreas relativas ao trabalho remoto. Acompanhe: 

  1. Força de trabalho remota

As primeiras perguntas que você deve responder são:  

  • Quem poderá trabalhar remotamente? Nem todas os departamentos são capazes de trabalhar de qualquer lugar. Certas funções podem estar completamente fora dos limites para trabalhar em casa, algumas podem ser divididas entre o escritório e a casa e outras podem permitir que os funcionários trabalhem em qualquer lugar em tempo integral. É preciso definir quais são as áreas e funções que permitem essa flexibilidade; 
  • Quando e com que frequência eles estarão de home office? O trabalho remoto pode não ser a posição padrão na sua empresa, com os membros da sua equipe precisando solicitar horários específicos para ficar fora do escritório. Se esse for o seu caso, estabeleça diretrizes claras sobre como as solicitações de trabalho remoto serão atendidas; 
  • Como será mensurada a disponibilidade deles? Forneça informações específicas sobre horário de trabalho e requisitos de disponibilidade para os membros da sua equipe. Seus funcionários terão que aderir ao horário comercial padrão, eles podem escolher seus próprios turnos para trabalhar o número de horas necessário ou você implementará uma política de ambiente de trabalho com resultados apenas? 
  • Qual serão as regras para a ausência no período de trabalho? Você também pode incluir informações sobre ausências e política de férias. Essas políticas podem ser as mesmas para os funcionários remotos e funcionários do escritório, mas ainda pode ser útil mencionar esses detalhes em sua política de home office, para evitar qualquer confusão. 
  1. Equipamentos e ferramentas

Pense no equipamento que os membros da sua equipe precisarão usar enquanto estiver trabalhando em casa.  

Quais são os padrões mínimos exigidos para equipamentos tecnológicos, como webcams, microfones, sistemas operacionais, dispositivos de backup, velocidade de conexão com a internet e linhas telefônicas? 

Se sua empresa fornecer o equipamento necessário para sua equipe, você deverá discutir isso em sua política e incluir detalhes de entrega, instalação e configuração do produto. Caso contrário, você deve declarar explicitamente qualquer critério que precise ser atendido em relação à própria tecnologia de seus funcionários. 

  1. Softwares e sistemas tecnológicos

Para que o trabalho remoto dos seus funcionários seja efetivo, é preciso oferecer a eles os sistemas tecnológicos certos para que consigam colaborar efetivamente. Por sorte, a tecnologia evoluiu em um rápido ritmo nos últimos anos, o que significa que já existem as ferramentas necessárias para isso. 

A computação em nuvem, por exemplo, é uma das principais bases para que funcionários possam acessar seus softwares e sistemas de onde quiserem, a hora que quiserem. Ela também permite que eles colaborem simultaneamente nas mesmas pastas e documentos. 

Dentre as ferramentas na nuvem, o Microsoft 365 dentro da nuvem Azure, permite que sua equipe remota tenha acesso aos aplicativos para produtividade da Microsoft, mesmo que não estejam conectados à rede da empresa. O pacote inclui o Microsoft Teams uma plataforma de colaboração que combina bate-papo, videoconferências, armazenamento de arquivos e integração de aplicativos no local de trabalho. 

As ferramentas da Microsoft ainda combinam funcionalidades que garantem a segurança do usuário e dos seus dados. Conheça algumas delas abaixo: 

  • Identidade e acesso do usuário: seja um funcionário, parceiro ou fornecedor, todo usuário que precisar acessar a rede corporativa recebe uma conta principal sincronizada com o Azure para que somente pessoas autorizadas tenham acesso. Para o acesso, é usada a Autenticação Multifatorial; 
  • Gerenciando dispositivos: o Microsoft Endpoint Manager permite gerenciar todos os seus pontos de extremidade e aplicativos e tomar medidas para garantir que eles sejam seguros e confiáveis; 
  • Aplicativos de produtividade: o Outlook mobile, Microsoft Teams e OneDrive são implantados nos dispositivos corporativos, para que as pessoas possam acessar seus e-mails, calendários e arquivos no File Explorer no Windows, no Finder no Mac e no Office Apps em dispositivos móveis; 
  • Monitoramento de serviço: com o aumento da carga e uso de tantas pessoas trabalhando remotamente, o monitoramento de serviços é crucial para garantir que tudo esteja funcionando como deveria. 

  1. Despesas e seguro

Descreva as despesas pelas quais os funcionários podem ser reembolsados, se houver — por exemplo, internet, material de escritório em casa, móveis de escritório etc. — e pelas quais eles deverão pagar por si mesmos. 

Em muitas empresas, não há expectativa de o empregador pagar por esses custos devido à economia de tempo e dinheiro advindos do trabalho em casa, mas é útil declarar isso claramente em sua política para evitar qualquer confusão. 

Você deve conscientizar sua equipe sobre esses processos. Informe seus funcionários com quem entrar em contato para tirar qualquer dúvida (por exemplo, seu representante local de RH). 

Descubra também quais são as regras legais em relação à saúde e segurança no home office. A legislação determina que as empresas ofereçam os meios ideais para que o empregado realize suas funções de forma apropriada.  

  1. Segurança de dados

Como você não pode garantir a que tipo de rede seus funcionários têm acesso em casa, é vital que você defina claramente as expectativas de segurança, como não trabalhar em ambientes públicos ou em redes Wi-Fi públicas.  

Além disso, para tornar o trabalho em casa uma realidade para seus funcionários, você pode precisar oferecer recursos de segurança, como uma Rede Privada Virtual (VPN), para proteger seu pessoal e seus negócios. 

Especifique especificamente as expectativas para os funcionários em funções voltadas para o cliente. Eles precisam fazer chamadas de uma linha privada? Eles têm permissão para trabalhar em locais públicos onde informações privadas podem ser ouvidas? 

Certifique-se de estabelecer diretrizes claras sobre confidencialidade e segurança dos dados, para que seus dados comerciais não sejam perdidos ou colocados em risco de exposição. 

Em um ambiente de trabalho tradicional, todos os computadores são centralizados e as informações geralmente são seguras. Porém, quando os funcionários trabalham fora do escritório, são necessárias várias medidas de segurança para impedir a invasão. 

Seu documento de política deve informar os funcionários sobre o que são. Eles podem incluir: 

  • Manter ativos de negócios seguros (notebooks, telefones da empresa etc.); 
  • Usar senhas seguras e mantendo-as ocultas ao fazer login em uma rede; 
  • Usar redes seguras em vez de públicas 
  • Não usar computadores públicos; 
  • Criptografar e-mails. 

Algumas organizações monitoram todos os dados da internet que são compostos, transmitidos ou recebidos através de seus sistemas de computador. Se você optar por fazer isso, informe seus funcionários remotos sobre exatamente o que está sendo monitorado e o que é considerado uso inadequado dos dados. 

  1. Desempenho dos funcionários

Seu documento de política deve incluir informações sobre suas expectativas de conduta e desempenho dos funcionários. Isso pode incluir coisas como: 

  • Rastreamento de tempo: é especialmente útil para empresas em que os funcionários trabalham em casa. Pode aumentar a produtividade, ajudando as pessoas a gerenciar seu tempo com eficiência. Liste as ferramentas de rastreamento usadas pela sua empresa e defina como os membros da equipe devem usá-las; 
  • Comunicação: defina expectativas claras sobre como os funcionários devem se comunicar. Muitas empresas sugerem um requisito mínimo de envolvimento com os colegas, como um número alvo de videochamadas ou atualizações de status compartilhadas. Os requisitos de comunicação e colaboração podem ser definidos em mais detalhes ao treinar seus funcionários, mas pode ser útil incluí-los no documento de política de trabalho remoto para maior clareza. 
  • Códigos de vestimenta: seja claro sobre quais são suas expectativas para os códigos de vestuário. Mesmo que seus funcionários não compareçam ao escritório, eles participarão invariavelmente de videochamadas com outros colegas e clientes. Determine qual o vestuário aceitável; 
  • Atividade de mídia social: informe os funcionários sobre o que é apropriado ao postar o conteúdo da empresa nas mídias sociais. Seja claro sobre qual conduta é esperada dos funcionários nas contas da empresa e sobre qualquer coisa que seja considerada inadequada para perfis individuais. 
  1. Formulário de consentimento

Depois de considerar todos os pontos acima, elabore um manual ou contrato escrito que os funcionários possam ler e assinar. 

Dessa forma, se os funcionários abusarem de qualquer aspecto de sua política, eles serão responsáveis por suas ações, pois reconheceram que estão cientes das diretrizes da empresa. 

Considere a possibilidade de estabelecer contratos e assinaturas digitais para evitar a questão de obter documentação dos funcionários que estão longe. Se você precisar enviar fisicamente documentos importantes para verificação, verifique se existem processos claros para lidar com isso. 

Se sua empresa for totalmente remota, ou se um funcionário foi contratado com a intenção de ser um membro da equipe remota, isso poderá ocorrer na forma do contrato de trabalho geral. Mas se um funcionário em exercício existente estiver migrando para o trabalho em home office, você precisará elaborar um novo formulário de consentimento ou contrato descrevendo esses detalhes. 

Conclusão 

Em uma economia global altamente competitiva, trabalhar com mais inteligência geralmente significa aproveitar os múltiplos benefícios de uma força de trabalho remota.  

Seja para você que foi pego de surpresa com o período de quarentena ou para quem já estava planejando implementar políticas de home office na empresa, há muito a ganhar em deixar as pessoas trabalharem de casa. 

Além disso, as soluções tecnológicas fáceis de usar e econômicas (como o Microsoft 365) tornam os funcionários capacitados a trabalhar remotamente em um processo relativamente rápido e fácil para todos os envolvidos.  

Para saber mais sobre como otimizar o home office, confira nosso post sobre segurança de dados no trabalho remoto e veja como garantir a privacidade das suas informações! 

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