A automação inteligente e a inteligência artificial (IA) têm se tornado ferramentas essenciais que estão transformando empresas. Desenvolvedores utilizam IA para editar códigos, jornalistas para revisar textos, artistas para retocar imagens e muitos outros usos quase infinitos que diariamente são descobertos.  Na área dos negócios isso não é diferente, para transformar a gestão de documentos internos em empresas, a Inteligência Artificial também vem sendo aplicada.

Essas tecnologias não apenas aumentam a eficiência, mas também reduzem significativamente os erros manuais. Já que a automação inteligente permite a captura e seleção de documentos de forma inteligente. 

A aplicação de ferramentas de automação inteligente e IA nas empresas não só vem aumentando a produtividade dos funcionários como também melhorando a tomada de decisões ao disponibilizar dados relevantes de forma rápida e precisa! 

Quer saber como a Automação Inteligente pode ajudar na gestão de documentos da sua empresa? Continue lendo este blog para entender. 

Desafios na Gestão de Documentos

A gestão de documentos pode se tornar um verdadeiro desafio à medida que uma empresa cresce. A desorganização não só dificulta a localização de informações críticas, mas também pode resultar em perdas significativas de tempo e recursos.  

Empresas em expansão frequentemente enfrentam o problema de manter seus documentos organizados, o que pode levar a ineficiências operacionais e comprometer a produtividade. Portanto, manter um sistema de gestão de documentos eficiente desde o início é essencial. 

Um sistema de gestão de documentos bem estruturado não apenas facilita a localização de informações, mas também melhora a eficiência operacional da empresa. Tecnologias como a automação inteligente e a inteligência artificial são fundamentais para esse processo. Elas permitem que documentos sejam digitalizados, classificados e armazenados de maneira automática, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e minimizando o risco de erros humanos.  

O uso de ferramentas avançadas de automação inteligente, como a AI Inside, torna possível a realização de buscas complexas e a análise detalhada de documentos em questão de segundos.  

Essas soluções permitem que as empresas mantenham um alto nível de organização, independentemente do volume de documentos gerados.

A automação inteligente e a IA oferecem soluções que organizam, agilizam o acesso e facilitam a recuperação de documentos, garantindo que as operações da empresa não sejam interrompidas.

Introdução a AI Inside 

A AI Inside é uma solução de Inteligência Artificial projetada para revolucionar a gestão de documentos nas empresas. Integrando tecnologias avançadas de automação inteligente, ela proporciona uma série de funcionalidades que facilitam o gerenciamento eficiente de grandes volumes de informação. 

  • Consulta em Linguagem Natural: Imagine poder fazer buscas em todos os documentos da sua empresa utilizando linguagem natural, de forma tão intuitiva quanto uma conversa com o ChatGPT. A AI Inside oferece essa capacidade, permitindo consultas rápidas e precisas sem a necessidade de comandos complexos. 
  • Análise e Resumo Dinâmico: A ferramenta possui capacidades robustas de análise e resumo, que processam grandes volumes de documentos de forma eficiente. Isso facilita a extração de insights valiosos e a tomada de decisões informadas, eliminando a necessidade de revisões manuais extensivas. 
  • Busca Avançada: A busca avançada da AI Inside permite localizar informações específicas em meio a um vasto repositório de documentos. Essa funcionalidade economiza tempo e melhora significativamente a eficiência operacional ao garantir que dados críticos estejam sempre acessíveis. 

Com essas funcionalidades, a AI Inside não só melhora a organização e o acesso a documentos, mas também transforma a maneira como as empresas lidam com informações, proporcionando uma gestão documental mais inteligente e eficaz. 

Modelo de Linguagem Ampliado (LLM)  

A AI Inside se destaca pelo uso de um Modelo de Linguagem Ampliado (LLM) para realizar análises semânticas. Essa tecnologia permite uma compreensão contextual detalhada, identificando padrões e extraindo informações cruciais de forma automática.

Com o LLM, os documentos são processados de maneira mais precisa e eficiente, reduzindo significativamente o tempo necessário para encontrar informações relevantes. 

A capacidade do LLM de interpretar e analisar grandes volumes de dados textuais transforma a gestão de documentos em um processo mais intuitivo e menos lento, garantindo que as empresas possam responder rapidamente às suas necessidades informacionais 

Gestão de documentos com a AI Inside

No ambiente de trabalho moderno, a agilidade e a precisão são fundamentais. A AI Inside contribui diretamente para isso, permitindo que os funcionários acessem rapidamente informações cruciais e executem suas tarefas com mais eficiência.  

Ao automatizar processos repetitivos, a AI Inside libera os colaboradores para focarem em atividades estratégicas, promovendo um ambiente de trabalho mais dinâmico e inovador. 

Além de aumentar a produtividade, a automação inteligente também reduz a margem de erro, proporcionando maior confiabilidade nas operações diárias. Isso não só melhora o fluxo de trabalho, mas também aumenta a satisfação dos funcionários ao reduzir a carga de tarefas repetitivas 

E tem mais, a integração com soluções baseadas em nuvem garante que os documentos estejam sempre disponíveis, independentemente da localização física dos colaboradores.  

Isso é especialmente importante em um mundo cada vez mais remoto e híbrido, onde a flexibilidade e a agilidade são essenciais para a competitividade empresarial. 

Ferramentas do Microsoft 365 

Se integrando com o Teams e o SharePoint, a AI Inside opera diretamente da plataforma, acessando os arquivos através do chat como se estivesse conversando com um colega de trabalho. Além disso, o Copilot, a IA da Microsoft, é integrada com Word, Excel, PowerPoint e diversas outras ferramentas do Microsoft 365. Assim, se você conta com a AI Inside e o Copilot, tem do seu lado duas inteligências artificiais para diferentes usos nos negócios.

Segurança na implementação da AI Inside 

A segurança dos dados deve ser uma prioridade para todas as empresas, e na BHS isso não é exceção. A implementação de criptografia avançada e políticas de privacidade rigorosas garante que todas as informações sejam protegidas contra acessos não autorizados.  

Essas medidas de segurança são essenciais para manter a integridade e a confidencialidade dos documentos, especialmente em um ambiente digital onde as ameaças cibernéticas estão em constante evolução. A BHS trabalha seguindo as diretrizes da IA Responsável, uma necessidade para garantir que a tecnologia seja usada de maneira ética, segura e benéfica para todos. 

Dessa forma, é possível utilizar a IA Inside sem nenhum problema no seu ambiente, com uma definição de hierarquia de documentos é selecionado as pessoas autorizadas que terão acesso aos documentos, garantindo a confidencialidade dos arquivos. 

A BHS utiliza uma combinação de tecnologias de segurança robustas e práticas de gestão de dados para assegurar que todas as informações estejam seguras. Isso inclui desde a criptografia de ponta a ponta até a implementação de controles de acesso rigorosos. 

Conclusão 

Para empresas que buscam inovação e eficiência, a AI Inside é uma ferramenta indispensável. Ao integrar tecnologias de automação inteligente e inteligência artificial, as empresas podem transformar a gestão de documentos internos, tornando os processos mais rápidos, precisos e seguros.  

Adotar soluções a AI Inside não apenas melhora a produtividade e a organização, mas também prepara a empresa para enfrentar os desafios futuros com confiança e agilidade 

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