O SharePoint Online é um conjunto de tecnologias baseadas na nuvem e na Web que facilitam o armazenamento, o compartilhamento e o gerenciamento de informações digitais pelas empresas. Integra o pacote de soluções Microsoft 365 e está disponível como um produto autônomo e como parte de um pacote do Office 365.

Foi criado inicialmente no modelo on-premise, implantado na empresa usando a estrutura de TI, como uma plataforma de colaboração de equipe para simplificar a automação de processos de negócios a partir do desenvolvimento de sites por setores ou projetos, permitindo maior capacidade de gerenciamento de conteúdo, rastreabilidade de processos e estreitando a colaboração entre funcionários, aumentando, consequentemente, a produtividade.

Os benefícios do SharePoint Online, entretanto, além de serem mais amplos, se alinham aos dos serviços baseados na nuvem em geral. Acompanhe o texto até o final e conheça 8 motivos para migrar!

A nuvem como um mecanismo facilitador

A utilização da nuvem como mecanismo facilitador para o gerenciamento de conteúdo, produtividade a colaboração entre equipes de forma simplificada, ganhou maior força em 2020, quando o trabalho remoto foi amplamente adotado.

Hoje, a maioria das empresas já optaram pela migração em nuvem de seus softwares e ferramentas, o que proporciona níveis mais altos de produtividade, colaboração e flexibilidade, independentemente da localização geográfica dos funcionários. No entanto, muitas ferramentas permitem apenas a realização de tarefas específicas dentro de um determinado escopo.

A versão na nuvem do SharePoint, além de manter recursos como funcionar enquanto intranet para empresas e a criação de sites, integra-se, por exemplo, a outros aplicativos do Microsoft 365, incluindo Microsoft Teams, OneDrive ou Viva Engage, rede social corporativa.

O SharePoint Online também oferece suporte à colaboração com usuários externos, como fornecedores e clientes. Essa arquitetura, baseada em diferentes hubs, facilita a implementação de processos de negócios de ponta a ponta, resultando em melhorias da produtividade das equipes e, assim, em lucros mais expressivos, ao mesmo tempo que proporciona a redução de custos de TI.

Entre as principais vantagens do SharePoint pode-se destacar:

  • Criação de vários tipos de sites, com foco em gerenciamento de equipes ou divulgação das ações da empresa e do setor em que atua, por exemplo.
  • Os sites de equipe se configuram como um local para armazenar, organizar, compartilhar e acessar informações. Podem ser criadas bibliotecas de documentos, listas para armazenamento de registros com diferentes tipos de dados, calendários de atividades e alertas para garantir melhor uso e otimização do tempo.
  • Os sites do Sharepoint suportam uma grande quantidade de acessos e um volume de arquivos e interação com seus recursos.
  • A interface pode ser adaptada às necessidades de cada empresa.
  • O gerenciamento e compartilhamento das informações acontecem com segurança e os acessos são restritos a permissões específicas.

8 motivos para migrar o SharePoint

A principal diferença entre o SharePoint Online e o SharePoint Server envolve a hospedagem do software. Para implementar o SharePoint Server, a empresa deve investir em hardware, utilizar seus próprios servidores e comprar uma licença, enquanto o SharePoint Online é um software como serviço baseado em nuvem; a Microsoft o hospeda em seus servidores e as empresas o adquirem usando um modelo de assinatura.

Porém, além desse benefício que gera economia em investimentos de infraestrutura e aquisição de hardware, vários outros são associados ao SharePoint Online, da adaptação aos formatos e necessidades atuais do mercado corporativo à possibilidade de acesso por qualquer dispositivo de capacidade móvel conectado à internet, como notebooks, tablets e smartphones.

Abaixo, elencamos 8 motivos para fazer a migração em nuvem do SharePoint. Confira!

  1. Adaptação ao trabalho remoto: o mercado corporativo já comprovou ganhos significativos de produtividade e maior engajamento dos funcionários por meio do trabalho remoto, assim, a estimativa é que muitas empresas mantenham o modelo a longo prazo. O SharePoint Online oferece estruturas de apoio para torná-lo mais eficaz.
  2. Colaboração em tempo real: os documentos armazenados em bibliotecas, listas ou calendários podem ser acessados, estruturados e modificados por diferentes colaboradores, em tempo real, facilitando a comunicação mesmo quando existem diferenças geográficas. Isso significa que os funcionários podem armazenar e compartilhar informações e usá-las de forma colaborativa, o que naturalmente leva a ganhos na produtividade e aumento de lucros.
  3. Integração a outros aplicativos: a integração a outros aplicativos dispensa a utilização de ferramentas simultâneas, uma vez que o Sharepoint apresenta diversas funcionalidades em uma única. Melhorar a produtividade e reduzir os custos de TI estão entre os ganhos, da mesma forma que é uma abordagem enxuta para controle de custos e desenvolvimento rápido.
  4. Segurança: o SharePoint possui recursos avançados de segurança projetados para impedir o acesso não autorizado a informações confidenciais.
  5. Mobilidade: trabalhadores de campo e remotos podem acessar o SharePoint em dispositivos móveis e gerenciar com a mesma segurança os documentos armazenados.
  6. Atualização e manutenção: a manutenção dos servidores é automatizada, a Microsoft gerencia backups de dados, patches de software e o fluxo de trabalho, melhorando a usabilidade de todos os processos, com versões frequentemente atualizadas.
  7. Assinatura: as empresas pagam apenas pelas licenças de que precisam e a assinatura pode ser cancelada a qualquer momento.
  8. Suporte à colaboração com usuários externos, rede social corporativa e site-blog: o recurso de compartilhamento externo com fornecedores e clientes, os aproxima dos princípios de governança da empresa, fortalecendo a relação, enquanto a rede social cumpre esse papel com os funcionários, permitindo a troca de conhecimento ou informações entre os diferentes setores e atividades, e, o blog-site com artigos atua como suporte para demonstrar autoridade.

Produtividade, flexibilidade, armazenamento e segurança são palavras que definem o Sharepoint e a BHS já impactou muitos clientes com a sua implementação e migração para a nuvem.

A própria empresa é um case de sucesso, migrando 230 pessoas para home office em duas semanas durante a pandemia da Covid 19. Na ocasião, a BHS contava com uma infraestrutura híbrida, em que parte dos seus servidores rodavam em nuvem e outra on-premise. O principal desafio foi manter os altos níveis de colaboração e performance das equipes com as mudanças nas relações de trabalho.