Com tantas pessoas trabalhando de maneira remota agora, é mais importante do que nunca se manter produtivo. O Microsoft Teams, a ferramenta de colaboração remota da Microsoft, tem ajudado milhares de profissionais a fazer exatamente isso.

Com seus recursos de compartilhamento e chamadas em vídeo, o Teams tornou possível que o trabalho acontecesse, mesmo com equipes distantes geograficamente. 

Mas seja você um usuário novato no Teams ou um veterano que já conhece todos os recursos da ferramenta, no artigo de hoje vamos compartilhar com você algumas dicas de como otimizar suas reuniões remotas e garantir objetividade. 

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1. Determine a pauta da reunião

Não há dúvidas de que o Microsoft Teams facilitou (e muito!) a vida de quem precisa realizar reuniões remotas. O programa sincroniza a agenda do Outlook e cria um compromisso automaticamente para aqueles que você enviar um convite. 

Mas talvez um recurso muito útil e pouco utilizado nas reuniões remotas no Teams é a criação da pauta da reunião. A ferramenta permite que você edite o que será discutido no encontro e envie antecipadamente para todos os participantes.

Dessa forma, todos podem se preparar para a conversa. Eles também ficarão cientes do que será ou não colocado na “mesa”, evitando que as reuniões se percam em pontos que não sejam relevantes para seu objetivo.

2. Use o “quadro branco”

Nesta era de reuniões virtuais, os quadros brancos físicos estão fora de alcance. Felizmente, o Teams inclui uma funcionalidade que imita um quadro branco. Você pode incluir um link para o quadro branco da reunião, que também oferece suporte para notas adesivas, itens de ação e listas de verificação. 

Também inclui algumas tabelas, gráficos e listas de tarefas inteligentes. Os modelos de quadro branco são uma ótima maneira de obter consistência em suas sessões de brainstorming, Design Thinking ou árvore de decisão.

3. Utilize o Modo Juntos do Teams

Pode até parecer que o fundo da imagem de cada pessoa não faz diferença para a produtividade da reunião — mas só parece. A verdade é que o que está atrás de cada participante pode tirar o foco de outras pessoas no que está sendo discutido.

O Modo Juntos (Together Mode) do Teams é um recurso que permite colocar todos na “mesma sala”, compartilhando um só fundo. Ao fazer isso, ele democratiza a reunião, reduz a fadiga de reuniões frequentes, melhora o foco geral e incentiva a conversa. 

No geral, o Modo Juntos cria um senso de conexão com os demais participantes das reuniões, o que, por sua vez, as torna mais eficientes.

4. Grave as reuniões

Com os aprimoramentos nas reuniões, como pesquisa, compartilhamento de arquivos e outros recursos, há uma dúzia de motivos pelos quais gravar uma reunião é um ótimo hábito. 

A gravação pode ser muito útil e ajudar os participantes ausentes na reunião a se atualizarem. Como prática recomendada de privacidade, lembre-se de informar aos participantes que você está iniciando a gravação e que a reunião será gravada.

5. Use os recursos de compartilhamento

Durante uma reunião no Microsoft Teams, você pode criar e compartilhar vários ativos. Eles podem ser acessados ​​durante e após a reunião, por meio do marcador de posição da reunião no calendário do Teams ou no aplicativo de bate-papo, e incluem:

  • Publicações e gravação de reuniões no chat;
  • Arquivos enviados para a reunião;
  • Notas de reunião criadas e editadas;
  • Quadro branco interativo criado e editado para a reunião.

No caso de uma reunião recorrente, os ativos das diferentes reuniões podem ser acessados ​​por meio do mesmo marcador de reunião no calendário do Teams ou no aplicativo de bate-papo.

O Microsoft Teams torna mais fácil para as organizações ter um local centralizado para seus dados e realizar reuniões remotas mais produtivas. Sem dúvidas, melhorar o trabalho remoto ficou ainda mais fácil para as organizações agora com plataformas como essa. 

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