As pequenas e médias empresas (PME), normalmente, costumam enfrentar grandes obstáculos até se firmarem no mercado, adquirirem clientes fiéis e conseguirem crescer em quantidade de venda e variedade de produtos ou serviços. Algumas falhas em gestão de processos, documentos e pessoas podem tornar esse caminho mais longo. Mas nada que não possa ser evitado ou corrigido! Conheça os sete erros mais comuns nas PME e saiba como corrigi-los.

Falta de gestão

Esse é um aspecto decisivo para o desenvolvimento da sua pequena ou média empresa. Caso o administrador não tenha grande experiência ou domínio de assuntos relacionados à gestão, o crescimento da organização pode ser comprometido. Por isso, é necessário um empenho na busca por informações a respeito do mercado em que está competindo, quais as necessidades dos clientes e as principais características do setor.

Não monitorar seus dados

Outro erro comum em pequenas e médias empresas é a falta de acompanhamento dos dados relativos a vendas, compras e qualquer outro gasto. Sem mensurar essas informações, é muito difícil saber o que está dando certo ou não e, portanto, a chance de continuar fazendo algo errado é muito grande. Uma solução é utilizar ferramentas de gestão, como o Business Intelligence.

Não gerir seus documentos eletronicamente

Ao armazenar eletronicamente seus documentos, as atividades do dia a dia são agilizadas, uma vez que ao ter acesso aos documentos de maneira virtual, as buscas por essas informações se tornam mais práticas e simples. A gestão eletrônica nas PME torna esses dados acessíveis pela internet corporativa de qualquer lugar do mundo e você ainda poderá se esquecer dos arquivos físicos com pilhas de pastas de documentos, tornando o ambiente de trabalho mais limpo e organizado.

Falta de capacitação dos profissionais

A busca por conhecimento deve ser contínua. Para isso, as PME precisam apostar em cursos de capacitação para seus funcionários. A capacitação também pode auxiliar na identificação e na busca por soluções de maneira rápida, eficaz, econômica e criativa.

Subestimar a automatização de processos

Pequenas e médias empresas sempre buscam alcançar suas metas e gerar resultados. No entanto, muitas vezes elas não estão dispostas a investir muito recursos. Nesse aspecto, é preciso se atentar ao fato de que não é interessante executar as tarefas a um baixo custo e entregar produtos ou serviços em quantidades que não gerem receita.  Dessa forma, quanto melhor for a relação entre as entregas realizadas e os recursos utilizados nos processos, mais competitivas serão as PME. Para ajudar a resolver essa questão, a automação de processos – um instrumento de gestão capaz de aliar a tecnologia da informação ao gerenciamento dos negócios, a fim de otimizar resultados das empresas – pode ser uma ótima solução.

Se ficou curioso sobre a ideia de automatização de processos, não deixe de ler o artigo: “O que é automação de processos e como ela impacta na produtividade de pequenas e médias empresas?”.

Não fazer backup dos documentos na nuvem

Os riscos de perda de documentos são muito grandes. Falha operacional de um usuário, ataque de vírus para sequestro de dados ou problemas com as máquinas são alguns dos motivos que podem causar isso. Utilizar o sistema de armazenamento em nuvem é a resposta eficaz para evitar esses danos, além de ser uma solução para aumentar a segurança dos documentos, reduzindo significativamente seus custos. Uma vez configurado, o serviço de backup fará a sincronização dos arquivos sempre que ocorrer alguma mudança dos documentos.

Não implantar uma intranet de excelência

A intranet é uma rede corporativa que utiliza tecnologia e infraestrutura de internet com o objetivo de centralizar as informações internas de sua empresa em um único local. Assim, esses dados poderão ser acessados e compartilhados pelos funcionários mais facilmente, mesmo que estejam em departamentos diferentes.

Veja neste post o que uma intranet de excelência precisa ter.

Conclusão

O acerto vem após alguns erros muito comuns nas PME, mas que podem ser facilmente identificados e corrigidos. O segredo para o sucesso é apostar em ferramentas de gestão de processos e documentos, que irão impactar diretamente na organização e produção da sua empresa.

Se você quer saber mais sobre o processo de produtividade, veja abaixo alguns conteúdos sobre o assunto:

— Produtividade: uma gestão que pode alavancar a performance da sua empresa. Conheça!

— Saiba como melhorar a produtividade da sua empresa com a gestão eletrônica de documentos.

— GED: 5 tarefas facilitadas pela gestão dos documentos do seu negócio

— 5 benefícios da automação de processos para o seu negócio